営業マン時代、僕はこんなことにとてつもなく悩んでいました。
✅仕事が忙しすぎて毎日キャパオーバー
✅タスクが多すぎて何から手をつけて良いかわからない
✅仕事がたまってしまいお客さんや他部署から催促の嵐
1日は24時間しかありません。
僕は営業マン時代、やることが雨のよう日降ってくる毎日を過ごしていました。
常にキャパオーバーな日々を過ごしていました。
見積もりや資料の提出期限に追われる毎日でした。。。
完全にキャパ超えてました､､､（涙）
そんな状況の中、僕は試行錯誤を繰り返し、
状況を立て直すべくあらゆることを行い、キャパオーバーから脱出することに成功しました。
今回、僕が実践してとても効果のあったキャパオーバー対処法を5つ紹介します。
では、いきましょう。
【最初に】仕事がキャパオーバーで涙を流したあの日
入社1年目の夏頃でした。
営業部に配属された僕は研修期間を終え、7月から担当を持つことになりました。
ただ、それから地獄が始まりました。
仕事が次から次へと舞い込んでくる日々。
目の回るような日々を過ごし、気づいたらキャパオーバー。
日曜の夜サザエさんが始まったくらいの時間だったかと思います。
僕は既にキャパオーバーしていたので、次の週の仕事は期限が間に合わないものばかりでした。
僕は「会社に行きたくない」と震え、気付いたら涙が流れていました。
思い返すと今でも身震いします。
その時の僕と同じ体験をしないよう、これから紹介する対処法を実践してキャパオーバーを未然に防いでください。
①身の周りの整理整頓をする
仕事がキャパオーバーしているのに、さらに新しい仕事が降りかかってくる。
僕もこのような恐ろしい経験をしてきました。
そんな時には目先の仕事をしてしまいがちですが、一旦手を止めてください。
そして、以下を実施して下さい。
仕事で時間を奪われる要因の一つに、「探す」という作業があります。
この探すという行為をやめなければなりません。
上記2つを行うことで「探す」行為がなくなり、頭と心がスッキリし、仕事の処理スピードが格段に上がります。
1)机の上を片付ける
あなたの机の上はどんな状況ですか？
もしかして、こんな状況になってませんか？
・いろんな書類が山積みになっている
・どの書類がどこにあるかわからなくなり、探すのに時間がかかっている
・書類だらけで、実際作業する際に使えるスペースが狭く作業しづらい
このような状況に陥ってるのであれば、すぐに机の上を整理しましょう。
書類を見てみると、既に処理済でいらない書類もあるはず。
不要な書類は捨てるなりファリリングするなりして、机の上を整理しましょう。
必要な書類もクリアファイルでまとめるなりして、整理しましょう。
基本的に机の上に何も無い状態になるまで整理します。
そうすると何が起きるのか。
・気持ちが落ち着く
・やるべきことに全力で集中することができる
・必要な書類がどこにあるかわかり、探す時間がなくなる
・作業スピードが上がります。
机の上を片付けるだけで、これだけのメリットがあります。
仕事ができる先輩や上司の机を見てください。
机の上がきれいに片付いている人ばかりだと思いますよ。
2)パソコンのデスクトップを綺麗にする
次はパソコンのデスクトップです。
エクセルファイルやワードのファイルでパソコンの画面が埋め尽くされていませんか？
埋め尽くされているのであれば、すぐに綺麗にしましょう。
そのままにしておくと、データがどこにあるかわからなくなり探すのに時間を使ってしまいます。
無駄な作業が発生してしまい時間が削られてしまいます。
デスクトップの整理を怠り、データがどこにあるか探している人が本当に多いです。
特に若い子にこのような人が本当に多いと感じています。
仕事が速い人のパソコン画面を見てください。
きれいに整理されているはずです。
②忙しい時程スケジューリング
仕事が忙しい時にやってしまいがちなこと
・簡単な仕事ばかり処理する
・後回しにしていた重たい仕事はさらに後回しにする
このような仕事の進め方をしていると、いつまでたってもキャパオーバーです。
またキャパオーバーに陥る人に共通していることは、仕事の優先順と期限を決めていないということです。
仕事の優先順位をつけ、期限を決める。
そして、今日やればいいことを決め、明日以降でよい仕事はメモっといて一旦忘れる。
そうすれば、「今日はこれだけやればいいんだ」と、気持ちがとても軽くなります。
明日以降の期限になっている仕事はその時考えれば良いのです。
「忙しい時ほどスケジューリング」
忙しくてテンパっている時に、自分に言い聞かせてみてください。めちゃくちゃ効果ありますよ。
③仕事に追われるのではなく、仕事を追う
仕事でキャパオーバーになっている人の大半が、「仕事に追われている」という感覚に陥っています。
自分もそうでした。
仕事に追われている感覚でいると、気持ち的にもネガティブになってしまうし、不安な気持ちが強くなり頭の回転が遅くなります。
それではどんどん負のスパイラルにハマっていきますので、以下のような考え方に変えましょう。
これができている人は意外と少ないです。
だいたいの人は仕事に追われていて、不満や文句ばかり言っています。
仕事を追うマインドになると、とにかく気持ちがポジティブなるので、頭が良く回転し、どんどん仕事が片付いていきます。
「仕事を追う」
このマインドがとても大事です。
④上司にゲロする
仕事が忙しすぎて自分ではどうしようもなくなったら、思い切って上司に助けを求めましょう。
ここで言いたいのは、助けを求めることは恥ずかしいことではないということ。
とても大事なことを言います。
助けを求めることもスキルです。
仕事が出来ない人にないのが、このスキルです。
部下の仕事がうまく進んでいない時に助けることは、課長や部長の仕事です。
だから遠慮せず上司を頼りましょう。
実際この助けを求めるスキルがない人は、自分で抱え込んでしまい、結果成果が出なかったりして仕事が進みません。
躊躇せずゲロして、助けを求める。
ただし、注意しなければならないことが１つだけあります。
それは、助けを求める時、丸投げしないことです。
例えば
あなた「仕事がキャパオーバーになりました」
上司「どんな状況？」
あなた「整理できていません。とにかくキャパオーバーです」
どうでしょう。
これでは上司もどのように対処したら良いかわかりません。
なので、自分の抱えている仕事をある程度整理した上で、助けを求めましょう。
方法としては
・自分の抱えているタスクを洗いざらい書き出す
・タスクを重要度別に分け、期限をつける
①緊急かつ重要なタスク
②緊急ではないが重要タスク
③緊急であるが重要度は低いタスク
④緊急ではなく重要度は低いタスク
みたいな感じで仕分ける。
・自分でやる仕事、上司先輩にお願いする仕事を分ける。
これらをすることにより、
「タスクAとタスクBは自分で処理できるのですが、タスクCとタスクDはお願いしたいです、期限はタスクCが〇日まで、タスクDが○日までです」
といった感じで、具体的な状況を伝えつつお願いする仕事と期限を伝えることが出来ます。
そうすることで、上司もすぐに状況を理解でき、スムーズに他の人に仕事の割り振りを行うことができます。
上手に助けを求めて、自分の仕事を片付けていきましょう。
⑤割り切って定時で帰って爆睡し、次の日に勝負
仕事がキャパオーバーの時って、基本的にテンパってますので、脳みその疲労度がとんでもないことになってます。
脳みそが疲れて頭が回転していない状態で仕事をしても、効率が悪くなってしまいなかなか仕事が減りません。
なので、脳が疲弊しきっている時は、割り切って定時で仕事を切り上げましょう。
落ち着いた状況で仕事のスケジューリングをし直し、早く寝て脳みその疲労を回復。
爆睡して頭がすっきりした状態で、整理し直した仕事タスクを淡々とこなしましょう。
余裕があれば少し早く出社すると良いかもしれません。
脳の疲労が回復し、タスクの整理もできている状態ならば仕事はみるみるうちに片付いていきます。
正直クタクタの状態で残業してやるより2倍くらい速くなりますね。
「今日はもうダメだ」と思ったら潔く帰りましょう。
仕事がキャパオーバーでどうしようもない時の対処法5つまとめ
キャパオーバー時の対処法5つ
①身の周りの整理整頓をする
②忙しい時程スケジューリング
③仕事に追われるのではなく、仕事を追う
④上司にゲロする
⑤割り切って定時で帰って爆睡し次の日に勝負
早速実践して、キャパオーバーな状況から脱出しましょう！
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